多忙な介護職が行う現場の問題解決!PDCAのその先へ!

介護職の現場改善

こんにちは!介護福祉士のなおべいです。

以前介護事業所で起こる問題の発見の仕方について、記事にしました。

今回は、介護事業所の問題をどのような手順で解決していくかについて解説していきます。

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まず抑えるべき解決手順

問題解決のサイクルの基本ですが、まずはPDCAサイクルを理解しましょう。

介護関係の資格試験ではケアの過程などの項目で、似たようなプロセスでの説明がありますが、今回はより現場感覚での事業所解決サイクルについて考えて行きます。

PDCAは、

・Plan

・Do

・Check

・Action

のそれぞれの頭文字を略して、PDCAサイクルと呼ばれています。

元々は戦後の生産上の品質管理についてデミング博士が提唱した方法でしたが、ビジネスのミス防止や問題解決をしていく為の理論として広まりました。

Plan=計画

PDCAの『P』はPlanの意味になります。つまり、計画するということ。

・課題の達成にはコスト(費用や時間、人手)がどれくらいかかるか?

・課題の達成後に得られる効果(メリット、デメリット)はどのようなものか?

・そしてその重要度はどの程度か?規模の大きさや緊急性など。

これらに人的要素や経営的要素を加味して、解決までのゴールの計画を立てる。

また最低でも、

①具体的な行動。

②担当やリーダー。

③おおよその期間や期限。

を計画に入れましょう。

入れないと、次の行動で頓挫する可能性が高くなってしまいます。

Do=実行

PDCAの『D』はDoの意味。つまり、実行する。

・計画案を実際に実行する。

とにかくやってみる。

Check=評価

PDCAの『C』はCheckの意味。つまり、評価する。

実行結果を検証し、

・どの程度解決できているか

・優先順位に変更はないか

・他の良い方法はないか

などの振り返りをする。

Act=改善

PDCAの『A』はActの意味。つまり、改善する。

現状の評価をふまえ、良くなる方法を考えて行動する。改善行動。

※DoとActの違いは、Doは計画をそのまま実行するのに対し、Actは検証をふまえて考えて行動に移すところで違いがあります。

そして、繰り返す!

P→D→C→Aまでの段階踏んだら、Pに戻って、D→C→A→P・・とループさせて繰り返して行きます。

慣れてきたら、高速化し、問題を早期解決を出来るようになりましょう。

個人か集団かによって短縮はアリ!

で、

上記のPDCAサイクルですが、事業所内で行うには必要なコストによってやり方を変えた方が高速で回せるようになります。

どういう事かというと、

課題解決が多様な集団で連携を取りつつ行う場合は、費用や人的コストが高くなり、様々な調整が必要になります。

なぜかというと人やお金や時間などコストを掛けている分、大きな成功を得られる場合もありますが、その分大きな失敗をしてしまう可能性もあります。リスク防止の意味もあり、Plan(計画)やCheck(評価)の比重をより大きくせざるを得なくなってしまうからです。稟議に時間をかける法人が多いのはこの為でもあるでしょう。

一方で、

個人や少人数あるいは自分の権限内で出来る場合は、問題解決までの動かす人やお金や時間などのコストが低いです。ほぼノーリスクの場合もあるでしょう。その為逆にPlan(計画)に時間を使い過ぎてしまうのは、返って時間も費用もコスト高になってしまう可能性があります。

なので、このような場合は、

『とりあえずやってみて、改善!そして早い周期で繰り返す!』

Do(実行)→Act(改善)→Do(実行)→Act(改善)→繰り返す

が良いです。

問題解決しなくてはいけない量がたくさんあり、個人や少人数で解決が見込めるのであれば、どんどん行動すべきです。すぐ行動出来る状況なのに計画で中々動けずにいてしまうのは勿体無いですよね。

問題解決の状況に合わせ、計画的に動くべきか、行動から改善策を見出していくかコスト面を基準にするのは一つの判断軸になると思います。

ケアと業務

基本的には業務全般はPDCAを高速で回せることが出来るようになる方が良いですが、ケアに関しては一概にはいえないです。

なぜかというと、

ケア部分に関しては、人の気持ちの変化、体調の変化、周囲の環境の変化などもありますし、利用者や家族自体が急激に改善を望んでるケースとそうでないケースもあったりするからです。

対話を重ねて、どういうタイミングでどうしていくのかは信頼関係を深めて考えていくしかないのですが、自分達の業務が他で手いっぱいな状況だとそこまで対応出来なくなってしまいます。

なので、

色々な状況対応やニーズに合わせられるように、業務的なものはスピーディーに問題解決するのは大事です。

ケアに重点的に関われるようになれば、利用者、家族、職員、ケア関係者など対話の中で「もっとも良いと考えられる手段や方法はなんだろう?」という事に力を注げるようになるので、利用者の生活課題の解決にもより繋げやすくなります。

まとめ

・高コストの問題は計画や評価に比重をかける。

・低コストですぐ動ける問題は、『とりあえずやってみて改善』を高速で回す。

・介護現場では、ケア対応の問題に関わりやすくする為、業務的なものはスピーディーに解決を目指す。

現場介護職の仕事は左脳的に処理する業務と、右脳的にコミュニケーションや対応をすることをマルチに行う場合が多いと思います。どこを短縮していけばいいか迷いますが、今回の記事のように何か基準を考えるといいです。

このブログでは介護現場の効率化や考え方など今後も記事にしていきます。

読んでいただきありがとうございます。

どこかでお役に立てたら幸いです。

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